Comment Congrès et Expositions de Bordeaux communique avec 800 000 personnes

800 000 visiteurs. 290 événements. 4 sites.

Ces chiffres annuels pourraient donner le tournis à une entreprise d'événementiel sans une solution d'affichage adaptée. C'est pourtant le défi qu'a relevé Congrès et Expositions de Bordeaux (CEB). Pierre Gibert, responsable des solutions numériques, nous livre ses secrets pour une communication événementielle réussie. Même en cas de crise sanitaire.

Dans cet article, nous présentons :

- Pourquoi CEB a choisi Comeen Play pour sa solution d'affichage dynamique

- Comment cet opérateur de tourisme d'affaires et d'événements gère la solution au quotidien

- Comment l'entreprise a développé de nouveaux usages pour ses clients et ses équipes

- Comment notre solution d'affichage dynamique mobilise les équipes et le public pendant la pandémie

Gérer plusieurs sites, plusieurs exposants et informer des milliers de visiteurs. Tout cela en même temps.

Le problème : afficher des informations pertinentes en temps réel sur 4 sites différents

CEB emploie actuellement 120 personnes et gère quatre sites dans la métropole bordelaise : le Parc des Expositions, le Hangar 14, le Palais des Congrès et la Cité du Vin. La société a deux activités : l'accueil et la production d'événements professionnels (Vinitech, Jumping Bordeaux) et d'événements grand public (RoboCup, Foire Internationale de Bordeaux). Au total, 800 000 personnes sont accueillies chaque année.

La solution : une interface simplifiée avec une gestion rapide que tout le monde peut utiliser

Nous travaillons avec Pierre et son équipe depuis trois ans. Au départ, ils recherchaient une solution 100% en ligne, plug-and-play d'affichage dynamique avec une gestion simplifiée des droits des utilisateurs pour permettre l'installation et la gestion de ces quatre sites. L'un des principaux défis était de déléguer l'utilisation des panneaux d'affichage à des clients novices. "Une solution simple et efficace, sans serveurs hébergés, avec une interface web facile à utiliser est essentielle", explique Pierre.

290 événements = 290 utilisations différentes

Pour nous, le défi est d'autant plus grand que pour chaque client, les utilisations varient en fonction des besoins. Qu'il s'agisse d'un salon professionnel, d'un congrès médical ou d'une compétition internationale de robotique, notre solution affichage dynamique peut être adaptée pour afficher en temps réel la publicité d'un exposant, le planning des salles ou les résultats. Pierre Gibert en témoigne : "la solution est suffisamment complète pour répondre à 90% des besoins de nos clients".

C'est vraiment très simple et c'est la philosophie de notre équipe : la solution la plus simple possible pour nos clients et pour nous. En tant qu'utilisateurs et "administrateurs" de la solution, nous apprécions qu'elle soit simple. Elle réduit le temps de maintenance et de déploiement.

Une solution adaptable et adaptée...

En trois ans, notre équipe a développé de nombreuses fonctionnalités, et "la solution reste toujours aussi facile à utiliser" reconnaît Pierre. Pleinement satisfait, il développe notamment l'utilisation de notre solution d'affichage dynamique pour la communication interne. Le calendrier des événements, les extraits des événements précédents, la météo et le flux Twitter sont affichés sur les écrans du bureau. Tous les collaborateurs sont informés en temps réel des dernières actualités et des objectifs affichés par l'entreprise.

... Même en période de crise sanitaire.

Après avoir constaté une diminution de 50% de leur capacité à respecter les mesures mises en place par le gouvernement, certains salons organisés par la CEB sont reportés, voire passent au 100% numérique. L'organisation s'adapte à chaque événement et rappelle systématiquement les barrières aux visiteurs. Grâce à l'affichage dynamique, la communication n'a jamais été aussi rapide et simple pour tous les visiteurs. De l'idée du message, de sa conception à sa diffusion, il ne nous a fallu que quelques secondes" dit Pierre Gibert, "En effet, Pierre et son équipe ont utilisé la collection de messages pré-remplis intégrés dans le Designer pour accélérer la création et la diffusion des messages de mesures sanitaires. Et pour vous aider, nous avons mis à votre disposition ces visuels, qui peuvent être personnalisés pour plus de cohérence avec votre charte graphique. En voici quelques-uns :

Nous avons besoin de simplicité, de facilité d'utilisation et d'intégration rapide d'un contenu fixe qui réponde à 80% de nos besoins. Comeen Playsuc réussit le pari d'offrir une solution simple et riche en fonctionnalités. - Pierre Gibert, Responsable des solutions numériques, CEB

Et vous, comment gérez-vous l'affichage des informations pour vos visiteurs ? Partagez votre expérience en nous écrivant à welcome@comeen.com, nous serons ravis de vous lire et d'échanger sur le sujet.